Onde emitir Faturas-Recibo? Portal das Finanças vs Programa de Faturação

Computador e Fatura Pronta a Ser Inserida no Portal das Finanças ou Programa de Faturação

Índice

Para um trabalhador independente, a escolha entre a emissão de uma fatura-recibo no Portal das Finanças ou através de um programa de faturação certificado (independentemente do regime fiscal em que se encontra), pode depender de vários fatores.

Para percebermos como a utilização de um programa de faturação pode ser benéfica para o teu negócio, ajudando-te a diferenciar da concorrência, comecemos por esclarecer alguns conceitos básicos relacionados com faturação e contabilidade, e analisemos quais as vantagens de utilizar um programa certificado.

O que é uma fatura-recibo?

É o antigo recibo verde. A fatura-recibo é documento que tem efeito fiscal declarativo, emitido pelo trabalhador independente e referente à prestação de serviços, venda e/ou produção de bens para um cliente.

Contabilidade simplificada vs contabilidade organizada

Sou trabalhador independente – é obrigatório fazer retenção na fonte? Esta é uma das dúvidas mais comuns no universo dos freelancers. Só é obrigatório fazer retenção na fonte caso o volume de negócio ultrapasse os 10 mil euros anuais, e disponha de contabilidade organizada.

A contabilidade organizada é obrigatória para todo o sujeito passivo que seja uma sociedade por quotas, uma sociedade anónima ou uma sociedade unipessoal. Um sujeito passivo com contabilidade organizada é obrigado a ter um contabilista certificado (anteriormente designado como TOC – técnico oficial de contas).

Já a contabilidade simplificada é uma opção válida para sujeitos passivos que sejam profissionais liberais e empresários em nome individual que, no exercício da sua função, tenham um montante anual ilíquido de rendimentos inferior a 200 mil euros.

Regimes de IVA

A maioria dos trabalhadores independentes com contabilidade simplificada podem estar incluídos em dois regimes, mediante o volume de prestação de serviços expectável:

Regime de isenção de IVA

Segundo o artigo 53º do CIVA., estão neste regime os trabalhadores que possuam um volume de faturação anual inferior a 10 mil euros.

Regime normal

Insere-se no regime normal de IVA (23%) quem possua um volume de negócios superior a 10 mil euros. Neste cenário o trabalhador fica obrigado a entregar trimestralmente a declaração periódica do IVA e proceder, da mesma forma, à dedução deste imposto.

Qual a vantagem de emitir faturas-recibo no Portal das Finanças?

Ao contrário do que alguns profissionais podem pensar, não existe qualquer obrigatoriedade de emissão de faturas-recibo no Portal das Finanças.

A grande vantagem de o fazer lá diretamente é que é gratuito, e fica automaticamente cumprida a obrigação de comunicação da fatura à Autoridade Tributária.

Quais as vantagens de utilizar um programa de faturação?

Apesar da emissão de faturas-recibo no Portal das Finanças não acarretar custos, existem algumas mais valias em optar por um programa de faturação certificado.

Enquanto que no Portal das Finanças não consegues acompanhar o estado da tua tesouraria, quanto já foi faturado e a quem, por exemplo, um programa de faturação vai permitir-ter um acesso rápido a esses dados, bem como uma leitura de outras informações que podem fazer a diferença na hora de tomar decisões, como:

  • Relatórios de faturação ao minuto;
  • Relatórios de clientes pagantes e devedores;
  • Gráficos referentes ao volume faturado e tesouraria.

Um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária, como o InvoiceXpress, normalmente também possui várias outras funcionalidades que podem ajudar ao desenvolvimento do teu negócio, como por exemplo:

  • Inclusão da tua marca em cada fatura (documentos personalizados com o teu logotipo);
  • Inclusão de observações relevantes, dados bancários ou referências multibanco (para receberes ainda mais depressa);
  • Plugins para integração da faturação (para automação da faturação na tua loja online ou integração com outras aplicações);
  • Agendamento do envio de faturas e alertas de pagamento (facilita a tua faturação e ajuda a organização do teu trabalho);
  • Partilha contínua de conhecimento (um programa certificado está sempre a par das alterações da Autoridade Tributária, por exemplo);
  • Criação de vários perfis/utilizadores (para partilha de dados com o teu consultor ou com o teu contabilista);
  • Multi-moeda (indispensável para quem tem clientes no estrangeiro).

Se emitires faturas ou faturas-recibo através de um programa de faturação, terás de comunicar esses documentos à Autoridade Tributária (até ao dia 12 do mês seguinte à data de emissão). Atualmente existem três formas de o fazer: comunicação automática; envio do ficheiro SAF-T; e a comunicação manual.

Em resumo, a utilização de um programa de faturação, como por exemplo o InvoiceXpress, acarreta grandes vantagens para quem prefere ter um maior controlo sobre a sua faturação, para além da fácil emissão de documentos. Um software de faturação que permite emitir orçamentos e documentos de faturação personalizados pode ser uma forma de te diferenciares da tua concorrência.

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Este conteúdo foi escrito com intuitos meramente informativos. A informação contida nesta publicação não substitui um aconselhamento de um contabilista profissional.
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Este conteúdo foi escrito em parceria com o InvoiceXpress mas apesar de conter links de afiliado, a autora recomenda esta ferramenta, tendo já utilizado o InvoiceXpress dezenas de vezes, tanto a nível pessoal, como em projetos com clientes.

Trabalha por conta própria e remotamente desde 2015. É a fundadora também do Nomadismo Digital Portugal. Curiosa por natureza, passa demasiado tempo a questionar-se sobre o futuro das coisas. Vive hoje na Califórnia, em Silicon Valley, onde estuda Futures Thinking e reflete, demasiado, sobre o futuro.