Upwork: Como inserir os rendimentos no Portal das Finanças?

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Índice

O Upwork é a maior plataforma online de trabalho remoto. São cada vez mais os portugueses que por lá andam, tanto a trabalhar, como a recrutar. Podes trabalhar no Upwork mesmo sem atividade aberta mas são sobretudo as pessoas que têm de inserir os seus rendimentos no Portal das Finanças que me enviam muitas dúvidas sobre como o fazer nesta plataforma.

Neste artigo explicamos como é que podes informar as finanças portuguesas dos pagamentos que recebes através do Upwork.

Este artigo é apenas de esclarecimento. Por estes temas dependerem muito do teu enquadramento e situação fiscal, aconselho-te a marcares uma sessão de esclarecimento individual com um consultor de contabilidade especializado.

Preciso de abrir atividade nas finanças para trabalhar no Upwork?

Em princípio, sim. Afinal, legalmente és obrigado a declarar todos os teus rendimentos e isso faz-se através da abertura de atividade (ou, se apenas retirar o dinheiro do Upwork uma vez por ano, poderás passar eventualmente um ato isolado ou ato único).

Com atividade aberta, associa o mais rapidamente possível o teu NIF ao Upwork. As taxas do Upwork são atualmente de 20% (se o valor cobrado a um cliente for inferior a $500). Se não tiveres atividade nas finanças, para além desses 20% o Upwork vai descontar do teu pagamento final, os 23% correspondentes à taxa de IVA em vigor.

Atenção, a taxa de IVA é apenas aplicada ao valor da taxa do Upwork. Exemplo: se fazes o serviço de $100, o valor da taxa do Upwork é de $20 (20% de $100) e o valor do IVA será de $4.60 (23% de $20).

Quando não associas o teu NIF, o Upwork fica obrigado a cobrar, coletar e remeter o imposto sobre o valor acrescentado (IVA) na Europa.

Quando um freelancer tem atividade aberta e um NIF profissional válido na plataforma, aí o Upwork já não tira os 23% no valor da sua taxa. Ou seja, nesse caso, só terás 20% retirado do valor final recebido pelo trabalho. Nesse caso, cabe-te a ti declarar esse IVA e esse rendimento às finanças.

Como associar o meu NIF ao Upwork?

Se tiveres atividade aberta nas finanças e começares a trabalhar no Upwork, deves então associar o teu NIF à plataforma. Para o fazeres, basta clicares em Settings > Tax Information.

É no campo que diz “VAT Number” que deves introduzir o teu NIF. Se te der alguma mensagem de erro, verifica que o teu número é válido no VIES.

O VIES (VAT Information Exchange System) é a base de dados da Comissão Europeia que verifica a validade dos NIFs profissionais. Se tiveres uma mensagem de erro no VIES, entra em contacto com as Finanças e pede-lhes para validarem o teu NIF como prestador de serviços intra-comunitários e para o estrangeiro.

Com essa validação, já vais poder associar o teu NIF ao Upwork.

Como inserir no Portal das Finanças o que recebo no Upwork?

Partindo do princípio que tens atividade aberta nas Finanças como prestador de serviços ou trabalhador independente, és obrigado a declarar todos os teus rendimentos.

Antes de mais, é importante dizer que, em caso de dúvida, deves sempre contactar um contabilista profissional, pois a situação fiscal pode variar de pessoa para pessoa.

Como funcionam as faturas no Upwork

Com o teu NIF associado, sempre que realizares um trabalho, vais ter disponíveis dois documentos na tua conta: um Invoice e um Service Fee.

Estes documentos podem ser consultados na tua conta em: Reports > Transaction History.

Ao clicares no link verde à frente de cada uma das indicações, terás acesso a um PDF gerado pelo Upwork.

Invoice

O documento de Invoice será um documento “emitido” por ti ao teu cliente, com o valor total do trabalho. Ou seja, é a fatura que o teu cliente recebe pelo trabalho que realizaste.

Service Fee

O documento de Service Fee é, nada mais, nada menos, do que a fatura que o Upwork te emite pelo pagamento que fizeste da taxa de serviço da plataforma. Esse valor é logo debitado por eles, no momento em que recebes o pagamento pelo teu trabalho.

Como inserir esse rendimento no Portal das Finanças?

Aqui é que entram as grandes questões! Abre o documento de Invoice que o Upwork emitiu em teu nome. Terás lá o nome do teu cliente e, pelo menos, o país. Em alguns casos, os clientes no Upwork também inserem a sua morada e VAT Number (o seja, o NIF deles).

Com essa fatura aberta, deves ir ao Portal das Finanças e clicar em Emitir Faturas e Recibos Verdes > Fatura ou Fatura-Recibo.

Aqui, os passos a seguir, vão depender do teu regime e enquadramento fiscal. Contudo, é importante teres em mente que se o teu cliente for da União Europeia e tiver informado o seu VAT ao Upwork (e este aparecer no Invoice que recebeste), deves sempre confirmar se este é válido no site do VIES.

Só sendo o NIF válido é que o podes inserir na tua fatura como o NIF do Adquirente de Bens ou de Serviços.

Como devo inserir as faturas do Upwork quando não tenho nenhum NIF do meu cliente?

Quando não tens o NIF/VAT Number do teu cliente, e se estiveres isento de IVA no artigo 53º, podes deixar o campo em branco. Se te aparecer um erro e não conseguires colocar em branco, coloca um tracejado (——) e preenche os restantes dados que sabes.

Se não estiveres isento no artigo 53º e não tiveres o NIF do teu cliente, deves primeiro enviar uma mensagem ao teu cliente a perguntar se ele necessita de uma fatura fiscal desse serviço. Se sim, deves pedir-lhe o seu NIF/VAT e fazer o recibo verde com essa informação. É mesmo muito importante que perguntes ao teu cliente se ele não quer mesmo informar o seu NIF para faturação. Pois se ele pretender uma fatura com o NIF dele, as finanças podem depois vir a exigir os 23% do IVA dessa fatura que passaste ao Upwork.

Se ele não quiser a fatura, deves inserir então no Portal das Finanças o NIF/VAT Number do Upwork, pois é Upwork quem te vai pagar. Os dados do Upwork para esta questão são os seguintes:

Upwork Global Inc.
441 Logue Ave.
Mountain View, CA 94043 USA
VAT ID/NIF: EU528002406

Devo declarar o valor com ou sem as taxas do Upwork?

Se estiveres em regime de contabilidade simplificado, podes declarar apenas o valor que te cai na conta (o valor em euros que recebes no final). Afinal, não podes inserir/declarar despesas profissionais.

No entanto, se tiveres atividade em regime de contabilizada organizada, o invoice com o service fee/taxas pode ser inserido como despesa de trabalho. Nesse caso, o valor com o qual deves emitir a tua fatura no Portal das Finanças é o valor indicado no invoice do teu cliente, ou seja o valor antes da taxa do Upwork. Usa um conversor de moeda como o XE para fazeres a conversão para euros se precisares.

Queres saber qual é o regime de IVA e a base de incidência em IRS a selecionar? Contacta um contabilista, pois essas informações vão depender do teu enquadramento fiscal.

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12 respostas

  1. Olá Krystel,
    Obrigada por este artigo, foi muito útil para esclarecer algumas das minhas dúvidas!
    Uma questão que tenho (e pode ser algo “óbvia”) – quando devo emitir os recibos verdes? Todas as semanas? Todos os meses? Ou só de 3 em 3 meses?

    1. Olá Sílvia,

      Normalmente aconselho a que passes o recibo verde quando o dinheiro te cai na conta e sempre antes da declaração trimestral, assim garantes que não te esqueces de nenhum rendimento 🙂

      Abraço!

  2. Olà Krystel, obrigada pelo artigo, eu estou à començar como freelancer e achei super útil. Fiquei com uma dúvida, eu entreguei declaração de inicio da actividade mas o meu NIF não esta validado no VIES. Eu vou començar com um projeto para un cliente da fora da Europa, estou isenta de declarar o IVA pelo artigo 53 mas precisaria mesmo de validarlo como prestadora de serviços ao estrangeiro para não pagar a taxa de 23% ou estando isenta não é preciso? Obrigada desde já pela ajuda, abraço.

  3. Muito bom artigo Krystel. Só fiquei com a dúvida, sendo para mim algo temporário e de forma a reforçar o meu ordenado, não tendo actividade aberta, se não colocar o meu NIF e pagar as taxas ao Upwork dos 20 (Service Fee) + 23 (IVA) tenho de fazer/declarar algo ou não terei problemas se não o fizer?

  4. O site do Upwork obriga-me a inserir o meu VAT, embora eu não queira abrir atividade nas finanças, pois se fizer trabalhos lá serão muito pontuais. Isso causará algum problema? Obrigada.

    1. Olá Inês. Se não inserires o teu VAT (ou seja, se não tiveres atividade aberta), o que vai acontecer é que o próprio Upwork irá pagar o IVA sob o teu trabalho, ou seja, para além do valor da taxa do Upwork, irás ver retirado do teu pagamento o IVA (23%). 🙂 espero ter ajudado!

  5. Olá Krystel, excelente artigo!

    Eu sou Freelancer a 18 anos, atualmente estou morando no Equador, vou morar em Portugal esse ano e queria saber se em Portugal estamos obrigados a contribuir na Segurança Social, ou se isso é opcional,

    Obrigado 🙂

  6. Hi Krystel! I found this info on google. I’m Turkish freelancer designer and master student and last summer started getting jobs from upwork and i would like to know how and when i should declare my earnings to portuguese goverment. It seems like i’m gonna be living here a bit more than i planned so i want to register myself as freelancer to finanças. But no idea how to and where to start 🙁 It would be so great if you could help me. Thanks in advance.

  7. Obrigada pelo artigo, muito útil! Também foi pelo Upwork que comecei e ainda lá tenho bons clientes. Nem sabia que devia validar os NIFs no VIES… No entanto, aproveito para acrescentar que o site das Finanças nunca permite deixar o campo do NIF do cliente em branco. É sempre obrigatório inserir algum tipo de número de identificação, mesmo que não seja o fiscal (nº de registo comercial, por exemplo). Gostava também de saber como se procede no caso de clientes não Europeus (tenho vários, sobretudo dos EUA e Canadá)…mas vou perguntar no Facebook! 🙂

    1. Vou editar o post em breve para ficar mais claro. Quando não se tem o NIF do cliente, deve-se colocar a menção “consumidor final” ou um tracejado. 😉 mas sim, não se pode deixar proriamente em branco. Obrigada pela nota super útil, Andreia! Abraço nómada!

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